Südtiroler Landwirt, Marketing | 18.03.2021

Gästeverwaltung leicht gemacht

Seit mittlerweile drei Jahren stellt die Abteilung Marketing/„Roter Hahn“ im Südtiroler Bauernbund ihren UaB-Mitgliedsbetrieben ein modernes Gästeverwaltungsprogramm zur Verfügung. Grund genug, eine Nutzerin zu Wort kommen zu lassen. von Sandra Knoflach und Christian Rainer

Wer Urlaub auf dem Bauernhof anbietet, kann seit drei Jahren auf eine professionelle Software zur Verwaltung von Gästeanfragen zurückgreifen.

Wer Urlaub auf dem Bauernhof anbietet, kann seit drei Jahren auf eine professionelle Software zur Verwaltung von Gästeanfragen zurückgreifen.

Immer mehr UaB-Betreiber nutzen das „Roter Hahn“-Programm zur Gästeverwaltung. Die Funktionen wurden und werden laufend erweitert und optimiert. Viele positive Rückmeldungen und konstruktive Anregungen gab es bisher von den Nutzerinnen und Nutzern des Programms. Im nachfolgenden Interview mit dem „Südtiroler Landwirt“ erklärt Anja Matscher Theiner, Bäuerin am Lechtlhof in Mals, warum sie sich für das „Roter Hahn“-Gästeverwaltungsprogramm entschieden hat und welche Vorteile und Arbeitserleichterungen es in der täglichen Arbeit der UaB-Betreiber mit sich bringt. 

Südtiroler Landwirt: Warum haben Sie sich entschieden, das „Roter Hahn“-Gästeverwaltungsprogramm zu nutzen?

Anja Matscher Theiner: Im Jahr 2018 wurden sowohl der Touristmanager des LTS, den ich seit Beginn meiner UaB-Tätigkeit 2014 genutzt hatte, als auch das „Roter Hahn“- Gästeverwaltungsprogramm neu entwickelt. Ich habe für beide Programme einen Einführungskurs absolviert, um einen guten Vergleich machen zu können. 

Hinsichtlich der Gästeanmeldung funktio­nieren beide ähnlich. Einer der Hauptgründe, warum ich mich schließlich für das „Roter Hahn“-Gästeverwaltungsprogramm entschieden habe, war die Tatsache, dass ab 2020 die elektronischen Rechnungen eingeführt wurden. Ich erhoffte mir, dass die Ausstellung der elektronischen Rechnungen mit Hilfe des neuen „Roter Hahn“-Gästeverwaltungsprogramms wesentlich erleichtert wird. Rückblickend ist das dann glücklicherweise auch so eingetreten. 

Letztendlich überzeugt haben mich dann aber auch der einfach zu bedienende und übersichtliche Buchungskalender und die Tatsache, dass das Programm perfekt auf die speziellen Bedürfnisse eines Urlaub auf dem Bauernhof-Betriebes zugeschnitten ist.

Ist das Programm nutzerfreundlich? 

Ja. Die wichtigsten Funktionen sind sehr nutzerfreundlich gestaltet und auch leicht zu erlernen. Es ist nicht erforderlich, sofort alle Funktionen, die das Programm bietet, anzuwenden. Mit der Erstellung der eigenen E-Mail-­Vorlagen für die Gäste habe ich beispielsweise erst vor einigen Monaten begonnen.  

Wenn doch mal ein Problem auftritt: Wie gehen Sie vor, wenn Fragen oder Probleme auftauchen? 

Im Programm gibt es einen sogenannten Hilfe-Bereich, in dem man für verschiedenste Funktionen klare, schrittweise Erklärungen oder Anleitungsvideos findet. Alternativ kontaktiere ich bei Fragen zum Programm den Support-Verantwortlichen Werner Messner per E-Mail. Innerhalb kürzester Zeit erhält man eine verständliche Antwort. 

Wie kommen Sie mit dem Eintragen neuer Buchungen zurecht? 

Der Buchungskalender ist sehr übersichtlich gestaltet und zudem einfach zu bedienen. Bei Buchungseintragungen von Stammgästen kann man auf deren alte Daten zurückgreifen. Die Höhe des Angelds wird automatisch errechnet und das Datum, an dem das Angeld überwiesen wurde, kann angegeben werden. 

Im Buchungskalender findet sich dann eine entsprechende Erinnerungsanzeige, ob die Gäste das Angeld bereits bezahlt haben oder nicht. Auch der Gesamtpreis wird bereits bei der Buchungseintragung automatisch berechnet. Es besteht auch die Möglichkeit, vorläufige Reservierungen einzutragen, die dann im Buchungskalender andersfarbig angezeigt werden.

Welche Funktionen im Programm sind für Sie wichtig?

Der Buchungskalender ist sicher das Herzstück des Programms, und die dort eingegebenen Daten bilden die Basis für zahlreiche weitere Programmfunktionen. So erfolgt die „Zimmer frei“-Meldung an den Tourismusverein automatisch auf Grundlage der Buchungen, die man im Buchungskalender eingegeben hat. Unverzichtbar ist natürlich auch die Abwicklung der polizeilichen Meldung über das Programm.

Sehr angenehm ist, dass man die ASTAT-Meldung im Programm mit wenigen Klicks an den Tourismusverein vornehmen kann und die Belege für die Ortstaxe im Programm abgespeichert werden. Auf keinen Fall missen möchte ich die automatische Übertragung der Preise in meinem Gästeverwaltungsprogramm an die Seite des Tourismusvereins bzw. an das TIC-Web.
So kann ich problemlos auch während des Jahres im Bedarfsfall Saisonpreise abändern, ohne den Tourismusverein zusätzlich ersuchen zu müssen, den Preis auch im TIC-Web anzupassen.

Verringert die Funktion der elektronischen Rechnung den bürokratischen Aufwand?

Die Erstellung der elektronischen Rechnung in wenigen Schritten ist für mich eine unverzichtbare Funktion im Programm. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass man bereits im Voraus die korrekten Preise im Programm hinterlegt und die Adress- und Steuerdaten der Gäste eingegeben hat. 

Nutzen Sie auch den E-Mail-Versand im Programm? Wenn ja, welche Vorteile bieten sich daraus?

Die Erstellung der verschiedenen E-Mail-Vorlagen kostet zu Beginn sicherlich Zeit. Allerdings spart man sich später dank durchdachter Vorlagen viel Zeit bei der Bearbeitung von Anfragen und Reservierungsbestätigungen. 

So wird zum Beispiel der Preis für die Ferienwohnung in der Vorlage automatisch berechnet und übersichtlich dargestellt. Auch der Buchungszeitraum scheint automatisch auf. Weiters sind alle E-Mails, die im Programm erstellt werden, auch dort abgespeichert und abrufbar. 

Inwiefern verschafft Ihnen das Programm Zeitersparnis und Arbeitserleichterung?

Das „Roter Hahn“-Gästeverwaltungsprogramm hilft auf jeden Fall, Zeit einzusparen, und stellt eine Arbeitserleichterung dar. Als größten Vorteil sehe ich dabei, dass zahlreiche Funktionen und Arbeitsschritte in einem einzigen Programm gebündelt sind und man nicht zwischen verschiedenen Programmen wechseln muss. 


Weitere Informationen zum 
Gästeverwaltungsprogramm erhalten Sie ab Freitag in der Ausgabe 5 des „Südtiroler Landwirt“ vom 19. März auf Seite 59 oder online auf „meinSBB“.