Marketing, Südtiroler Landwirt | 12.10.2018

Gäste verwalten leicht gemacht!

Zimmerbuchungen eingeben, E-Mail schreiben, Quittungen ausstellen: Mit dem Programm „Roter Hahn – Gästeverwaltung“ bietet die SBB-Abteilung Marketing den UaB-Betrieben eine neue, maßgeschneiderte Software an. Sie verspricht große Hilfe in der täglichen Datenverwaltung. von Kevin Huck

Blick in die neue „Roter Hahn-Gästeverwaltung“: So einfach können UaB-Betreiber die Daten ihrer Gäste eingeben. (Foto: www.pixabay.com)

Blick in die neue „Roter Hahn-Gästeverwaltung“: So einfach können UaB-Betreiber die Daten ihrer Gäste eingeben. (Foto: www.pixabay.com)

Diese Software-Lösung wird den „Urlaub auf dem Bauernhof“-Betreibern (UaB) die Arbeit enorm erleichtern: Davon sind die Mitarbeiter der Bauernbund-Abteilung Marketing überzeugt. Im vergangenen Jahr hat die Abteilung intensiv am Programm „Roter Hahn – Gästeverwaltung“ gearbeitet. Es sollte kostengünstig und maßgeschneidert für die Bedürfnisse der Südtiroler UaB-Betriebe sein  und ihnen somit die tägliche Datenverwaltung wesentlich erleichtern. 
Das neue ersetzt das bereits bestehende Gästeverwaltungsprogramm. Dieses war nicht nur in seiner Aufmachung und Funktion in die Jahre gekommen, sondern vor allem auch bei Aktualisierungen und Anpassungen an gesetzliche Neuerungen an seine Grenzen gestoßen. 

Neue Funktionen
Nun wurden die Funktionen aus dem bestehenden Programm zwar übernommen, aber deutlich verbessert und mit neuen Funktionen erweitert. Diese bieten den Nutzern eine Reihe zusätzlicher Vorteile. Das neue Programm ermöglicht, die Buchungen über einen intuitiven Zimmerplan und die Gästekorrespondenz durch individuelle E-Mail-Vorlagen zu verwalten, Zusatzleistungen zu erfassen (z. B. Produktverkauf), Quittungen auszustellen (fiskalisch / nicht fiskalisch) und HACCP-Listen zu führen. Es beinhaltet außerdem eine übersichtliche Lagerbuchhaltung, eine umfangreiche Gästekartei, nützliche Statistiken und Ausdrucke.
Von den Vorteilen ist auch Bäuerin Margit Rottensteiner vom Weidacherhof am Ritten überzeugt. Sie hat an der Entwicklung des Programmes maßgeblich mitgearbeitet und dieses ausgiebig getestet: „Das Programm ist sehr einfach zu bedienen, verständlich gestaltet und sehr übersichtlich. Es  hilft mir, auf einfache Art und Weise die gesamte Gästeverwaltung und alle Angebote am Hof in einem Arbeitsschritt und an einem Ort zu organisieren und zu verwalten.“
Die neue Gästeverwaltungs-Software ist  zudem internetbasiert: Sie kann also jederzeit problemlos aktualisiert und gewartet werden.

Direkt mit TIC-Web verbunden
Mit dem Programm können die Betriebe außerdem nicht nur alle betriebsrelevanten Informationen verwalten. Es gibt auch Teile davon über Schnittstellen an wichtige Institutionen weiter: z. B. ist es an die Online-Dienste des Südtiroler Bauernbundes angebunden, übermittelt Daten an die Quästur (polizeiliche Meldung) und an das ASTAT und ist an das TIC-Web für die Zimmerfreimeldung und die Meldung der ortstaxenpflichtigen Nächtigungen gekoppelt.
Jeder UaB-Betreiber kann selbst entscheiden, ob er nur einzelne Module verwendet oder das komplette Funktionspaket des Programms.

Schulung startet ab Ende Oktober
Das neue Programm „Roter Hahn – Gästeverwaltung“ ist sehr umfangreich. Daher sind Einschulungen unabdingbar. Teilnahmeberechtigt sind alle Mitgliedsbetriebe der 
Marke „Roter Hahn“. Angeboten werden die Schulungen im Herbst von den Bauernbund-Abteilungen Marketing und Weiterbildung in bewährter Zusammenarbeit mit der Firma C-Link, die auch den Support für die Mitglieder übernimmt. 
Die ersten Kurse starten ab Ende Oktober. Hier geht es zu den Terminen