Steuerberatung | 23.03.2016

Zertifiziertes E-Mail Postfach (PEC)

Unternehmen und öffentliche Verwaltungen verwenden verstärkt Mitteilungen über das zertifizierte E-Mail Postfach (PEC). Deshalb ist es wichtig, dieses Postfach laufend abzurufen und zu kontrollieren (wöchentlich oder vierzehntägig).

Die über das zertifizierte Postfach erhaltenen E-Mails dürfen auf keinen Fall unterschätzt werden, denn es können auch Schreiben mit Verfallsfrist einlangen (z.B. Steuerzahlkarten, Schreiben von Rechtsanwälten).


Welche rechtlichen Wirkungen hat ein zertifiziertes Postfach (PEC)?

Ein E-Mail zwischen zwei zertifizierten Postfächern ist einem eingeschriebenen Brief mit Rückantwort gleichgestellt. Es gelten die Rechtswirkungen und die Fristen wie bei einem eingeschriebenen Brief mit Rückantwort. Deshalb ist es notwendig, das zertifizierte Postfach regelmäßig zu kontrollieren.

Wie funktioniert ein zertifiziertes Postfach?
Beim Senden einer E-Mail über ein zertifiziertes Postfach erhält der Absender eine Mitteilung über den erfolgreichen Versand. Kommt die E-Mail beim Empfänger an, erhält der Absender wieder eine Nachricht mit der entsprechenden Bestätigung. Die Empfangsbestätigung erfolgt unabhängig davon, ob der Empfänger die E-Mail tatsächlich geöffnet und gelesen hat.

Welche Möglichkeiten bestehen, um das zertifizierte Postfach nicht täglich zusätzlich auf neue E-Mail überprüfen zu müssen?
Wird das zertifizierte Postfach zusätzlich im bereits bestehenden E-Mailprogramm installiert, werden die normalen E-Mails als auch die zertifizierten E-Mails gleichzeitig abgerufen. Man spart sich einen Arbeitsschritt.

Will man das zertifizierte Postfach nicht installieren und das Webmail-System des Anbieters nutzen, dann kann bei den meisten Systemen eine Einstellung vorgenommen werden, dass an eine normale E-Mailadresse eine Mitteilung erfolgt, dass eine zertifiziertes E-Mail eingelangt ist. Das Webmail System des Anbieters wird nur in diesem Falle aufgesucht.